IMPORTANCIA DE LA MATRIZ DE INTERESADOS EN PROYECTOS PREDICTIVOS Y ADAPTATIVOS

Contexto General 

El lugar donde se evalúa la estrategia para gestionar a los stakeholders en cualquier enfoque de proyecto es la "matriz de evaluación del involucramiento de los interesados". Esta matriz se utiliza para comparar los niveles de involucramiento actuales y deseados de los interesados en el proyecto. Con esta matriz, es posible clasificar a los interesados en grupos más pequeños según su nivel de involucramiento.

La matriz de interesados permite identificar qué interesados requieren un mayor nivel de atención e involucramiento y cuáles pueden necesitar menos atención. Al comparar los niveles actuales y deseados de involucramiento, se pueden establecer acciones específicas para satisfacer las necesidades y requisitos de los interesados.

Objetivos de la matriz de interesados:

1. Identificar a todos los interesados relevantes para el proyecto y comprender su importancia y relación con el mismo.
2. Sirve como punto de partida para desarrollar la matriz de poder, el interés y la influencia de cada interesado para determinar su nivel de impacto en el proyecto.
3. Evaluar el nivel de involucramiento de cada interesado en el proyecto, lo que nos permite asignar recursos y esfuerzos de comunicación de manera adecuada.
4. Establecer estrategias de gestión de interesados personalizadas para satisfacer sus necesidades y expectativas.

Etapa del proyecto en la que se desarrolla:

La matriz de interesados se desarrolla principalmente en la etapa de inicio del proyecto y se completa con mayor formalidad en la etapa de planeación del proyecto.

Es importante realizar este análisis de los participantes en el proyecto desde el principio para tener una comprensión clara de los interesados y poder gestionarlos de manera efectiva a lo largo de todo el proyecto.

Actualización durante la duración del proyecto:

La matriz de interesados debe ser revisada y actualizada de forma rutinaria, especialmente cuando el proyecto entra en una nueva fase o si se presentan cambios significativos en la organización o en la comunidad de interesados.

Es esencial mantener la matriz actualizada a medida que se identifican nuevos interesados o se producen cambios en las características o influencias de los interesados existentes.

La comunicación continua con los interesados es fundamental para mantener la matriz actualizada y adaptar las estrategias de gestión según sea necesario.

Otros aspectos importantes:

La matriz de interesados es una herramienta dinámica y flexible que se adapta a las necesidades y características de cada proyecto.

Es fundamental contar con la participación activa del equipo del proyecto y de los interesados clave en el proceso de identificación y análisis de los interesados.

La matriz de interesados se complementa con otras herramientas de gestión de proyectos, como el plan de comunicaciones, el registro de interesados y el análisis de riesgos.

La matriz de interesados desempeña también un papel crucial en proyectos con enfoque adaptativo como podría ser el marco de Scrum, ya que ayuda a identificar y comprender a todas las partes interesadas relevantes y su relación con el proyecto. Esto es esencial en Scrum, donde la colaboración y la comunicación efectiva con los interesados son fundamentales para adaptarse rápidamente a los cambios y maximizar el valor entregado.

Además, la matriz de interesados nos ayuda a evaluar el poder, el interés y la influencia de cada interesado, lo que nos permite determinar su nivel de impacto en el proyecto. Esto es especialmente relevante en cualquier enfoque de proyecto, donde los interesados juegan un papel activo en todos los aspectos de los proyectos. La matriz de interesados nos ayuda a identificar a aquellos interesados con mayor poder e influencia, para poder involucrarlos de manera efectiva en el proceso de toma de decisiones y asegurar su apoyo continuo.

La información que contiene de manera general la matriz de interesados pueden variar según las necesidades específicas del proyecto, pero aquí menciono alguna información básica que se suele incluir:

Nombre: El nombre del stakeholder o interesado.

Datos generales: Teléfono, correo electrónico, ubicación, etc.

Puesto o rol: El cargo o función que desempeña el interesado en la organización.

Nivel de autoridad: El nivel de autoridad o poder que tiene el interesado dentro de la organización.

Nivel de interés: El nivel de interés o importancia que el interesado tiene en el proyecto.

Defensor,  detractor o imparcial: Si el interesado es un defensor del proyecto, es decir, alguien que apoya y promueve su éxito, o si es un detractor, alguien que se opone o tiene reservas sobre el proyecto.

Nivel de influencia: El nivel de influencia que el interesado puede ejercer en el proyecto.

Comunicación preferida: La forma preferida de comunicación del interesado, como correo electrónico, reuniones, llamadas telefónicas, reportes, etc..

Necesidades o expectativas: Las necesidades, expectativas o requisitos específicos que el interesado tiene en relación con el proyecto y que van de la mano con las necesidades del negocio.

Estrategia de gestión: La estrategia o enfoque que se utilizará para gestionar la relación con el interesado, como mantener informado, involucrar activamente, resolver problemas, etc. 

Riesgos percibidos: Esta columna permite identificar los riesgos percibidos por cada interesado en relación con el proyecto. Esto puede incluir preocupaciones, temores o posibles impactos negativos que el interesado pueda anticipar.

Nivel de apoyo: Esta columna permite evaluar el nivel de apoyo que cada interesado brinda al proyecto. Puede ser útil para identificar a aquellos interesados que son aliados clave y que pueden ayudar a impulsar el éxito del proyecto.

Expectativas de resultados: Esta columna permite capturar las expectativas específicas que cada interesado tiene en cuanto a los resultados del proyecto. Esto puede incluir metas, objetivos o beneficios que esperan obtener del proyecto 

Ejemplo de la Matriz de Interesados

Es importante tener en cuenta que esta es solo una representación simplificada y que las columnas y los valores pueden variar según las necesidades y características específicas de tu proyecto. Al utilizar esta matriz de interesados, podrás tener una visión más clara de las necesidades y expectativas de cada interesado, así como de los riesgos asociados, lo que te permitirá gestionar de manera efectiva las relaciones con ellos.

Una vez completada la matriz de interesados, podemos desarrollar la matriz de poder-interés, que es una herramienta clave en la gestión de proyectos que te ayuda a categorizar a los interesados según su nivel de autoridad (poder) y su nivel de interés en el proyecto. Esta matriz se puede desarrollar siguiendo estos pasos:

Identificar el Poder: Evalúa el nivel de influencia o autoridad que cada interesado tiene sobre el proyecto. Esto puede incluir su capacidad para impactar en las decisiones, recursos, o dirección del proyecto.

Determinar el Interés: Considera cuánto le importa el resultado del proyecto a cada interesado. Esto puede depender de cómo afectará el proyecto a sus objetivos personales o profesionales.

Para crear la Matriz de referencia, se dibuja una matriz con dos ejes: uno para el poder y otro para el interés. Divide la matriz en cuatro cuadrantes que representan diferentes combinaciones de poder e interés (alto/alto, alto/bajo, bajo/alto, bajo/bajo).

Ubicar a los Interesados: Coloca a cada interesado en el cuadrante correspondiente según su poder e interés.

Desarrollar Estrategias: Basándote en la posición de los interesados en la matriz, determina la estrategia adecuada para gestionar su participación:

Alto Poder/Alto Interés: Involucrar activamente (atentamente) y asegurar su satisfacción.

Alto Poder/Bajo Interés: Mantener Satisfecho para evitar sorpresas y obtener apoyo.

Bajo Poder/Alto Interés: Mantener informados y aprovechar su interés para obtener más información y apoyo.

Bajo Poder/Bajo Interés: Monitorear ocasionalmente sin abrumar con excesiva comunicación.

Esta matriz te permitirá priorizar tus esfuerzos de comunicación y participación con los interesados para asegurar un manejo eficiente del proyecto.

En el ejemplo desarrollado para este ejercicio (en base a la lista de stakeholders o interesados), se podría decir que las tres personas involucradas en el proyecto tienen el siguiente perfil:

Conclusiones:

La matriz de poder-interés y la matriz de interesados son una herramienta esencial en la caja de técnicas y herramientas de cualquier gestor de proyectos. Nos permite visualizar y priorizar las relaciones con los interesados, asegurando que los recursos de comunicación y gestión se asignen de manera eficiente. Al comprender dónde se sitúan los interesados en términos de poder e interés, podemos adaptar nuestras estrategias para maximizar el apoyo y minimizar los obstáculos, lo que resulta en una navegación más efectiva por el complejo entorno del proyecto.

En última instancia, la matriz no solo mejora la toma de decisiones y la planificación estratégica, sino que también fomenta un ambiente colaborativo donde cada voz puede ser escuchada y valorada según su impacto potencial. Implementar esta práctica no solo refleja una gestión de proyectos madura y reflexiva, sino que también pone de manifiesto un liderazgo que reconoce la importancia del capital humano en el éxito del proyecto

Elaboró: PMP, SMC, SDC Arturo Robles