Gestión del Área de Conocimiento de las Comunicaciones

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Introducción a la Gestión de las Comunicaciones en Proyectos:

La gestión de las comunicaciones es un componente esencial en la dirección de proyectos, ya que implica el proceso de planificar, ejecutar y monitorear la comunicación efectiva entre todas las partes interesadas del proyecto. Una comunicación adecuada y clara es fundamental para el éxito del proyecto, ya que permite una comprensión compartida de los objetivos, expectativas y avances, fomentando la colaboración y la toma de decisiones informadas.

Objetivo del proceso de las Comunicaciones en un Proyecto:

El objetivo de la gestión de las comunicaciones en un proyecto es establecer un enfoque sistemático y efectivo para gestionar la comunicación entre todas las partes interesadas, garantizando la entrega de la información correcta, en el momento adecuado y de manera apropiada. Se busca crear un ambiente de trabajo colaborativo y transparente, asegurando que la información fluya de manera adecuada para facilitar la toma de decisiones, resolver problemas y mantener a todos los involucrados informados y comprometidos.

Grupo de Procesos de Planificación:

a) Planificar la gestión de las comunicaciones: En este proceso se desarrolla un plan que define cómo se gestionarán las comunicaciones en el proyecto. Esto incluye la identificación de las necesidades de información de las partes interesadas, los requisitos de comunicación, los métodos y tecnologías que se utilizarán para comunicarse, así como la frecuencia y el formato de las comunicaciones.

 Algunos componentes clave de este proceso son:

- Plan de Gestión de las Comunicaciones: Describe la estrategia de comunicación del proyecto, incluyendo el enfoque, los objetivos, los medios, la frecuencia y el formato de las comunicaciones. Adicionalmente contiene:

• Requisitos de comunicación de los interesados
• Información a comunicar incluidos el idioma, formato, contenido y niveles de detalles
• Procesos de escalamiento
• Plazo y frecuencia de la distribución de información
• Persona responsable de comunicar y persona responsable de autorizar la divulgación
• Personas o grupos que recibirán la información
• Métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información como memorandums, correo electrónico, medios sociales, etc.
• Glosario de términos
• Diagramas de flujo de la información
• Restricciones derivadas de la legislación o normativa específica 
• Matriz de Comunicaciones, que identifica las partes interesadas, las necesidades de información y los requisitos de comunicación de cada una, lo que permite una distribución efectiva de la información.
• Guía de Plantillas, que en algunas ocasiones se enuncian los formatos y plantillas estandarizadas para la creación y distribución de la documentación de comunicación.

Grupo de Procesos de Ejecución:

b) Gestionar las comunicaciones: En este proceso se ejecuta el plan de gestión de las comunicaciones. Se transmiten y comparten la información relevante y actualizada entre las partes interesadas de manera efectiva. Esto implica la generación, recopilación, distribución, almacenamiento y disposición adecuada de la información del proyecto.

A la salida de este proceso también se actualizan:

• El registro de incidentes, para reflejar cualquier incidente en la comunicación.
• Registro de lecciones aprendidas, que refleja dificultades encontradas y como podrían haberse evitado
• Registro de riesgos, para recolectar riesgos asociados a la gestión de comunicaciones
• Registro de interesados, para actualizarlo en cuanto al inventario de interesados e incluir información sobre actividades de comunicación

Grupo de Procesos de Monitoreo y Control:

Monitorear las comunicaciones: En este proceso se supervisan y controlan las comunicaciones en el proyecto para asegurar que se cumplan los objetivos de comunicación establecidos. Se evalúa la efectividad de las comunicaciones y se toman acciones correctivas o preventivas según sea necesario para mejorar la eficacia de la comunicación.

Algunas salidas significativas de este proceso son:

- Información del Rendimiento del Trabajo: Se continúa recopilando y documentando la información sobre el rendimiento del proyecto y las comunicaciones.

- Reportes de Desempeño del Proyecto: Se generan reportes que reflejan el estado y el progreso del proyecto, y se distribuyen a las partes interesadas.

- Solicitudes de Cambio: Si durante el monitoreo se identifican problemas o desviaciones en las comunicaciones, pueden generarse solicitudes de cambio para mejorar la gestión de las comunicaciones.

Ejemplo de tipos de modelos de comunicación:

1. Modelo de Comunicación Lineal: Es un modelo de comunicación de una sola vía, donde el mensaje se transmite desde el emisor hasta el receptor, sin interacción directa. Por ejemplo, un anuncio publicitario en la televisión.

2. Modelo de Comunicación Interactivo: Es un modelo de comunicación de dos vías, donde el mensaje se transmite y se recibe con retroalimentación entre el emisor y el receptor. Por ejemplo, una reunión de equipo donde los miembros comparten ideas y opiniones.

3. Modelo de Comunicación Transaccional: Es un modelo de comunicación donde los roles de emisor y receptor se intercambian constantemente. Ambas partes participan activamente en el intercambio de información. Por ejemplo, una discusión en grupo donde todos contribuyen con sus puntos de vista.

Cálculo de los canales de comunicación:

El número de canales de comunicación en un proyecto se calcula utilizando la fórmula: n(n-1)/2, donde "n" representa el número de partes interesadas en el proyecto. Esta fórmula ayuda a determinar la complejidad de las interacciones de comunicación en el proyecto.

Técnicas elementales de comunicación:

• Escuchar activamente: Prestar atención y comprender completamente el mensaje del interlocutor.
• Ser claro y conciso al hablar: Transmitir información de manera clara y precisa para evitar malentendidos.
• Ser abierto a la retroalimentación: Aceptar y considerar las opiniones y comentarios de los demás.
• Usar lenguaje no verbal: Utilizar gestos, expresiones faciales y posturas corporales para reforzar el mensaje.
• Ser empático: Tratar de entender las emociones y perspectivas de los demás para establecer una conexión efectiva.

Importancia de las habilidades de un director de proyectos en el tema de las comunicaciones en un proyecto:

Las habilidades de comunicación efectiva son esenciales para un director de proyectos, ya que este rol requiere la interacción constante con múltiples partes interesadas. Un director de proyectos con habilidades sólidas de comunicación puede establecer una comunicación clara, mantener a todos informados, resolver conflictos de manera constructiva y fomentar un ambiente de trabajo colaborativo.

Tan importante es la comunicación a la hora de gestionar un proyecto, que el PMBOK menciona que un Director de Proyectos debe dedicar el 90% de su tiempo a las comunicaciones.

Elaboró: PMP, SMC, SDC Arturo Robles