Gestionar los Recursos del Proyecto

BLOG 6 

Introducción :

La gestión de los recursos del proyecto es un aspecto crucial en la dirección de proyectos que se enfoca en la identificación, adquisición y gestión de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto de manera exitosa. Esto incluye tanto los recursos físicos, como son los equipos y materiales, así cómo los recursos humanos, es decir, los miembros del equipo del proyecto. Una gestión eficaz de los recursos garantiza que los recursos adecuados estén disponibles en el momento correcto, lo que contribuye a la eficiencia, la productividad y el logro de los objetivos del proyecto.

Objetivo del proceso de recursos:

El objetivo del proceso de recursos es identificar, adquirir y gestionar los recursos necesarios para el proyecto de manera eficiente y efectiva. Esto implica la planificación adecuada de los recursos, la estimación y adquisición de los recursos necesarios, el desarrollo y la gestión del equipo del proyecto, y el control continuo de los recursos para garantizar un uso óptimo. El objetivo principal es asegurarse de que los recursos estén disponibles en el momento adecuado y en la cantidad adecuada para cumplir con los requisitos del proyecto.

Beneficios de gestionar la adquisición de recursos:

1. Garantiza la disponibilidad oportuna de los recursos necesarios: Al planificar y gestionar la adquisición de recursos de manera adecuada, se asegura que los recursos estén disponibles en el momento en que se necesiten. Esto evita retrasos y obstáculos en la ejecución del proyecto.

2. Optimiza el uso de los recursos: La gestión eficaz de la adquisición de recursos permite maximizar la utilización de los recursos disponibles. Se pueden identificar oportunidades para compartir recursos entre diferentes actividades o proyectos, lo que ayuda a minimizar los costos y maximizar la eficiencia.

3. Proporciona flexibilidad y capacidad de respuesta: Al tener un proceso estructurado para adquirir recursos, se puede responder de manera ágil a las demandas cambiantes del proyecto. Esto permite adaptarse a situaciones imprevistas, ajustar los recursos según sea necesario y mantener el proyecto en el camino correcto.

4. Mejora la calidad de los entregables: Al adquirir los recursos adecuados, se asegura que los entregables del proyecto cumplan con los requisitos de calidad establecidos. Esto contribuye a la satisfacción del cliente y al logro de los objetivos del proyecto.

5. Mitiga los riesgos relacionados con la adquisición de recursos: La gestión adecuada de la adquisición de recursos incluye la identificación y evaluación de proveedores potenciales, la negociación de contratos y el establecimiento de acuerdos claros. Esto ayuda a mitigar los riesgos asociados con la adquisición de recursos, como la falta de calidad, retrasos o problemas legales.

Las actividades a llevar a cabo se encuentran dentro de los Grupos de Procesos de Planificación, Ejecución y Monitoreo & Control

Grupo de Procesos de Planificación:

a) Planificar la gestión de los recursos: Es el proceso de definir como estimar, adquirir, gestionar y utilizar los recursos físicos y del equipo. El beneficio clave es que se establece el enfoque y el nivel de trabajo necesario para gestionar los recursos del proyecto en base al tipo y complejidad del proyecto. Se identifican los tipos y las cantidades de recursos necesarios, se determina la disponibilidad y se establecen los criterios de adquisición. Además, se definen las responsabilidades y las actividades relacionadas con la gestión de los recursos.

Algunas herramientas y técnicas que pueden utilizarse son:

• Juicio de Expertos
• Representación de datos: Como son el RBS (Resource Breakdown Structure), la matríz de asignación de responsabilidades (RAM). 

Por ejemplo una RAM de alto nivel puede definir las responsabilidades de un equipo, grupo o unidad dentro de cada componente de la EDT/WBS. Las RAM de bajo nivel se utilizan dentro del grupo para designar los roles, por ejemplo:

Donde : 

R - Responsable de ejecutar la tarea

A - Persona con la responsabilidad última sobre la tarea

C - Persona a la que se le consulta sobre la tarea

I - Persona a la que se debe informar sobre la tarea

b) Estimar los recursos de las actividades: En este proceso se determina qué recursos (humanos, materiales, equipos, etc.) se necesitan para completar cada actividad del proyecto. Se basa en la lista de actividades del proyecto y las estimaciones de esfuerzo y duración de las actividades. La estimación de los recursos de las actividades es esencial para planificar la asignación adecuada de los recursos y garantizar que estén disponibles en los momentos clave del proyecto.

Grupo de Procesos de Ejecución:

a) Adquirir los recursos: Es el proceso de obtener miembros del equipo, instalaciones, equipamiento, materiales y otros suministros. Este proceso se lleva a cabo a lo largo del proyecto. Además incluye la identificación de los proveedores, la solicitud de propuestas, la selección de proveedores y la negociación de los contratos correspondientes. La adquisición de recursos asegura que los recursos físicos y otros elementos necesarios estén disponibles para el proyecto en el momento adecuado.

b) Desarrollar al equipo: En este proceso se mejora las habilidades, conocimientos y competencias de los miembros del equipo del proyecto. Se realizan actividades de capacitación, desarrollo profesional y motivación para mejorar el desempeño y la efectividad del equipo. El desarrollo del equipo es fundamental para maximizar el potencial de los recursos humanos y lograr los objetivos del proyecto.

c) Dirigir al equipo: En este proceso se supervisa y se guía al equipo del proyecto para asegurar que estén trabajando de manera efectiva y colaborativa. Esto incluye la comunicación regular, la resolución de conflictos, el reconocimiento y la motivación del equipo. La dirección del equipo es esencial para mantener la moral alta, asegurar la colaboración y garantizar que se alcancen los resultados deseados del proyecto.

Algunas técnicas para dirigir el equipo son:

- Comunicación efectiva: Establecer canales de comunicación claros y abiertos con el equipo para transmitir información, expectativas y objetivos.

- Motivación del equipo: Utilizar técnicas y estrategias para mantener y aumentar la motivación y el compromiso del equipo hacia el logro de los objetivos del proyecto.

- Resolución de conflictos: Aplicar técnicas y enfoques para gestionar y resolver conflictos que puedan surgir entre los miembros del equipo.

Grupo de Procesos de Monitoreo y Control:

Controlar al equipo: En este proceso se supervisa y se controla el desempeño del equipo del proyecto. Se evalúa el rendimiento individual y colectivo, se identifican desviaciones o áreas de mejora y se toman medidas correctivas cuando sea necesario. El control del equipo es esencial para asegurar que los miembros del equipo estén trabajando de manera eficiente, que se cumplan los roles y responsabilidades asignados, y que se logren los objetivos del proyecto.

Algunas técnicas para controlar al equipo son:

- Evaluación del desempeño: Realizar mediciones y seguimiento continuo del desempeño individual y del equipo para identificar desviaciones y tomar acciones correctivas.

- Reuniones de seguimiento: Programar y llevar a cabo reuniones periódicas para revisar el progreso del equipo, discutir problemas y tomar decisiones para mejorar el rendimiento.

- Retroalimentación: Proporcionar comentarios constructivos y oportunos a los miembros del equipo para reconocer los logros y corregir los desvíos.

- Gestión de conflictos: La gestión exitosa de conflicto se traduce en una mayor productividad y en relaciones de trabajo positivas. A menudo, el éxito de los Directores de Proyecto en la dirección de sus equipos, depende de su capacidad para resolver conflictos.

Existen 5 técnicas para resolver conflictos: 

1. Retirarse / Eludir
2. Suavizar / Adaptarse
3. Consensuar / Conciliar
4. Forzar / Dirigir
5. Colaborar / Resolver el problema

Conclusiones:

La adquisición de recursos es una parte fundamental de la gestión de proyectos y desempeña un papel clave en el Plan de Dirección del Proyecto. La gestión efectiva de la adquisición de recursos garantiza que los recursos físicos y humanos necesarios estén disponibles en el momento y en la cantidad adecuados para el proyecto. Esto contribuye directamente al éxito del proyecto al asegurar que se cumplan los objetivos establecidos, se entreguen los productos y servicios requeridos y se satisfagan las expectativas de los interesados.

Elaboró: PMP, SMC, SDC Arturo Robles