Gestión de las Adquisiciones

La Importancia de las Adquisiciones en la Gestión de Proyectos

En la gestión de proyectos contemporánea, la efectiva administración de las adquisiciones se ha vuelto esencial para el éxito y la viabilidad económica de los proyectos. La adquisición, definida como la obtención de bienes, servicios o resultados externos al equipo del proyecto, representa una faceta crítica que abarca desde la identificación de proveedores hasta la formalización de contratos y la supervisión de la ejecución. Este proceso no solo involucra la compra de productos o servicios, sino que también implica la colaboración estratégica con proveedores para garantizar que los objetivos del proyecto se cumplan de manera eficiente y rentable.

La importancia de las adquisiciones en la gestión de proyectos radica en varios aspectos clave:

1. Especialización y Eficiencia:

La externalización de ciertos aspectos del proyecto a proveedores especializados permite aprovechar su experiencia y eficiencia. La adquisición de productos o servicios específicos puede acelerar la ejecución del proyecto al centrar los recursos internos en sus competencias centrales.

2. Gestión de Riesgos:

La gestión de riesgos es inherente a cualquier proyecto. La correcta selección de proveedores, la definición clara de contratos y la implementación de estrategias de mitigación en las adquisiciones son fundamentales para reducir la exposición a riesgos y garantizar la continuidad del proyecto.

3. Flexibilidad y Adaptabilidad:

En un entorno empresarial dinámico, las adquisiciones proporcionan la flexibilidad necesaria para ajustar el alcance y los recursos del proyecto según sea necesario. Los contratos bien estructurados permiten cambios sin comprometer la calidad ni aumentar los costos de manera desproporcionada.

4. Control de Costos y Presupuesto:

La gestión eficaz de las adquisiciones contribuye significativamente al control de costos y presupuestos. Los contratos bien negociados, junto con una supervisión cuidadosa, ayudan a evitar desviaciones significativas y garantizan la utilización eficiente de los recursos financieros.

5. Cumplimiento Normativo:

Las adquisiciones a menudo están sujetas a regulaciones y normativas específicas. Una sólida gestión de adquisiciones asegura que todas las transacciones cumplan con las leyes y estándares aplicables, evitando problemas legales y sanciones.

6. Desarrollo de Relaciones Estratégicas:

El establecimiento de relaciones sólidas con proveedores a lo largo del tiempo puede proporcionar beneficios a largo plazo. La colaboración estrecha puede fomentar la innovación, la mejora continua y la creación de sinergias que impulsan el éxito del proyecto y fortalecen la posición competitiva de la organización.

En resumen, el enfoque estratégico en la gestión de adquisiciones es esencial para garantizar la entrega exitosa de proyectos. Desde la planificación inicial hasta la ejecución y el cierre, las adquisiciones bien gestionadas son un pilar fundamental que sustenta la ejecución eficiente, la mitigación de riesgos y el logro de los objetivos del proyecto en el dinámico panorama empresarial actual.

Procesos que comprende el área de conocimiento de las Adquisiciones

1. Planificación de las Adquisiciones (PLANEACIÓN):

Entradas: plan para la dirección del proyecto, documentos del proyecto, factores ambientales de la empresa, activos de los procesos de la organización.

Herramientas/Técnicas: análisis de mercado, expertos en la industria, decisiones de hacer o comprar.

Salidas: plan de adquisiciones, documentos de adquisiciones.

2. Conducir las Adquisiciones (EJECUCIÓN):

Entradas: plan de adquisiciones, documentos de adquisiciones, ofertas, factores ambientales de la empresa, activos de los procesos de la organización.

Herramientas/Técnicas: evaluación de proveedores, negociación, reuniones de orientación al vendedor.

Salidas: acuerdos de adquisición firmados, documentos de trabajo del proyecto actualizados.

3. Administrar las Adquisiciones (Monitoreo & Control):

Entradas: acuerdos de adquisición, documentos de adquisiciones, informes de desempeño, factores ambientales de la empresa, activos de los procesos de la organización.

Herramientas/Técnicas: auditorías de desempeño, negociación, revisión de las entregas.

Salidas: solicitudes de cambio, actualizaciones de documentos de adquisiciones.

4. Cerrar las Adquisiciones (Cierre):

Entradas: documentos de cierre del proyecto, documentos de adquisiciones, informes de desempeño del proyecto, factores ambientales de la empresa, activos de los procesos de la organización.

Herramientas/Técnicas: auditorías de cierre, reconciliación de cuentas, evaluación del rendimiento del vendedor.

Salidas: documentos finales de adquisiciones, actualizaciones de documentos de cierre del proyecto.

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Dos grandes Tipos de Contrato:

a) Contrato Precio Fijo (CPFF):

Descripción: El precio total del contrato se establece como una suma fija, independientemente de los costos reales del proveedor.

Ventajas: Mayor certeza en los costos para el comprador.

Desventajas: Poca flexibilidad si los costos reales del proveedor son menores o mayores.

b) Contrato de Reembolso de Costos (CRC o Cost Plus):

Descripción: El comprador paga todos los costos permitidos y, además, se le paga una tarifa fija o un porcentaje del costo total como ganancia.

Ventajas: Mayor flexibilidad para cambios en el alcance y riesgos compartidos.

Desventajas: Puede resultar en falta de incentivos para el proveedor para controlar los costos.

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Variaciones en los tipos Contratos Precio Fijo (Fixed Price):

1. Fixed Price (Precio Fijo):

   • Descripción: En este tipo de contrato, el precio total es fijo y se acuerda al inicio del proyecto. El riesgo de costos recae en el proveedor.
   • Características clave: Certidumbre en el costo para el comprador.

2. Fixed Price Incentive Fee (Precio Fijo con Tarifa de Incentivo):

   • Descripción: Además del precio fijo, se establece una tarifa de incentivo para motivar al proveedor a cumplir o superar ciertos objetivos de rendimiento.
   • Características clave: Proporciona incentivos para el rendimiento excepcional.

3. Fixed Price Economic Price Adjustment (Precio Fijo con Ajuste Económico):

   • Descripción: Incluye un mecanismo para ajustar el precio según cambios en ciertos índices económicos, como la inflación.
   • Características clave: Permite adaptarse a cambios en condiciones económicas.

Variaciones en los tipos Contratos de Reembolso de Costos (Cost Plus):

4. Cost Plus Fixed Fee (Costo Más Tarifa Fija):

   • Descripción: El comprador reembolsa al proveedor por todos los costos permitidos y, además, se paga una tarifa fija como ganancia.
   • Características clave: Ofrece cierta certeza al proveedor y permite cambios en el alcance.

5. Cost Plus Incentive Fee (Costo Más Tarifa de Incentivo):

   • Descripción: Además de los costos reembolsados, el proveedor recibe una tarifa de incentivo si se cumplen ciertos objetivos de rendimiento.
   • Características clave: Proporciona incentivos para lograr metas específicas.

6. Cost Plus Award Fee (Costo Más Tarifa de Premio):

   • Descripción: Se establece una tarifa que se otorga al proveedor según la evaluación del rendimiento del comprador, independientemente de los costos incurridos.
   • Características clave: La tarifa de premio se otorga según la satisfacción del comprador.

7. Cost Plus Percentage of Cost (Costo Más Porcentaje de Costo):

   • Descripción: El proveedor recibe un porcentaje acordado de los costos reembolsados.
   • Características clave: Puede llevar a incentivos erróneos si no se controla adecuadamente.

Estos tipos de contratos proporcionan diferentes enfoques para estructurar acuerdos entre compradores y proveedores en proyectos. La elección del tipo de contrato depende de la naturaleza del proyecto, el grado de incertidumbre y la relación entre las partes involucradas.

Elaboró: PMP, SMC, SDC Arturo Robles