Gestión de los Interesados

Introducción :

La gestión de interesados en proyectos es una parte crítica de la administración de proyectos, ya que implica identificar, analizar y gestionar las expectativas de todas las personas y grupos que pueden afectar o ser afectados por el proyecto. El éxito de un proyecto a menudo depende de la satisfacción de los interesados, y la habilidad para manejar sus necesidades y expectativas de manera efectiva es esencial. En este blog, se presenta un enfoque estructurado en cuatro procesos clave para la gestión de interesados, cada uno con entradas, herramientas/técnicas y salidas específicas.

Objetivo:

La gestión de los interesados es fundamental en la dirección de proyectos. En el PMBOK6, se destaca en el área de conocimiento "Gestión de los Interesados", donde se abordan procesos para identificar, analizar y gestionar las expectativas de aquellos que pueden afectar o ser afectados por el proyecto.

Con la transición al PMBOK7, el dominio "Desempeño de los Interesados" cobra relevancia. Este dominio se enfoca en estrategias para lograr proyectos exitosos relacionados con los interesados, destacando la importancia de entender sus expectativas y adaptarse a los cambios en sus necesidades a lo largo del proyecto. La Guía PMBOK7 amplía la visión de la gestión de interesados, reforzando la necesidad de una comunicación efectiva y la inclusión de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) como interesado si tiene responsabilidad directa o indirecta en los resultados del proyecto.

1. Proceso: Identificar a los Interesados (Grupo procesos Inicio)

Introducción: Este proceso consiste en identificar a todas las personas u organizaciones que pueden afectar o ser afectadas por el proyecto y documentar información relevante sobre sus intereses, involucramiento, influencia y necesidades.

Entradas:

- Acta de constitución del proyecto.

- Documentos de los interesados.

- Factores ambientales de la empresa.

- Activos de los procesos de la organización.

Herramientas/Técnicas:

- Reuniones.

- Técnicas de recopilación de datos.

- Análisis de documentos.

- Análisis de las partes interesadas.

Salidas:

- Registro de interesados.

2. Proceso: Planificar el Involucramiento de los Interesados (Grupo de procesos Planificación)

Introducción: En este proceso, se desarrolla un enfoque estratégico para interactuar con los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Se busca garantizar una participación efectiva y minimizar los impactos negativos.

Entradas:

- Acta de constitución del proyecto.

- Registro de interesados.

- Factores ambientales de la empresa.

- Activos de los procesos de la organización.

Herramientas/Técnicas:

- Estrategias de gestión de interesados.

- Plan de gestión de interesados.

- Matriz de poder/interés.

- Comunicación.

Salidas:

- Plan de gestión de interesados.

- Estrategias de gestión de interesados actualizadas.

3. Proceso: Gestionar el Involucramiento de los Interesados (Grupo de procesos Ejecución)

*Introducción:* Aquí, se ejecuta el plan de gestión de interesados y se realizan acciones para involucrar, gestionar y controlar las expectativas de los interesados durante todo el proyecto.

Entradas:

- Acta de constitución del proyecto.

- Plan de gestión de interesados.

- Información sobre el desempeño del trabajo.

- Información sobre el desempeño del proyecto.

Herramientas/Técnicas:

- Comunicación.

- Reuniones.

- Habilidades interpersonales.

- Registro de problemas.

Salidas:

- Registro de problemas.

- Documentos sobre el desempeño del trabajo.

4. Proceso: Monitorear el Involucramiento de los Interesados (Grupo de procesos Monitoreo y Control)

*Introducción:* Este proceso implica monitorear las interacciones con los interesados a lo largo del tiempo, evaluando sus necesidades, expectativas, intereses y el impacto de las acciones del proyecto en ellos.

Entradas:

- Plan de gestión de interesados.

- Registro de interesados.

- Información sobre el desempeño del proyecto.

- Factores ambientales de la empresa.

Herramientas/Técnicas:

- Reuniones.

- Evaluación de la satisfacción de los interesados.

- Análisis de informes de desempeño del proyecto.

- Auditorías de información sobre el desempeño del proyecto.

Salidas:

- Información sobre el desempeño del trabajo.

- Cambios solicitados.

- Actualizaciones al plan de gestión de interesados.

En resumen, la gestión de interesados es crucial para el éxito del proyecto, ya que permite a los equipos identificar, entender y gestionar las expectativas de todas las partes involucradas. Un enfoque proactivo en la gestión de interesados contribuye a la toma de decisiones informada, la mitigación de riesgos y la construcción de relaciones sólidas que respaldan la ejecución exitosa del proyecto.

Elaboró: PMP, SMC, SDC Arturo Robles