Como la IA contribuye en los Proyectos a Gestionar las tareas e incentivar la creatividad

 Imagina que eres un Project Manager y que nunca has participado en proyectos de Nómina, evidentemente un profesional en proyectos tiene la capacidad de enfrentar proyectos de cualquier índole, sin embargo se requiere algo de tiempo para asimilar y entender los procesos, su interrelación y su integración con algunas otras aplicaciones.

 Una de las actividades en donde enfrentarás un desafío es sin duda en la Gestión de Riesgos, ya que cada proyecto es único y los riesgos en cada proyecto son únicos.

Sin embargo, en la actualidad ya existe la Inteligencia Artificial (IA), que puede ayudarte a despertar la creatividad y a identificar algunas actividades que probablemente por la inexperiencia podrías demorar más tiempo del previsto en tu plan de trabajo.

He aquí un PROMPT al modelo ChatGPT 3.5, donde le pido me ayude en la parte de análisis cualitativo de riesgos, concretamente en la elaboración preliminar de la matriz de riesgo

PROMPT

Quiero que actúes como un Project Manager experto en implementación de ERP. En este caso y en base a tu gran experiencia como Project Manager certificado, necesito me des un punto de partida para elaborar una matriz de riesgos para una implementación del módulo de nómina con dos procesos de nómina, que seria un proceso de empleados de confianza con aproximadamente 200 empleados y 1000 empleados sindicalizados. Hazme un análisis cualitativo en base a tu experiencia donde venga el ID del riesgo, descripción del riesgo , probabilidad del riesgo en una escala de 1 a 5, el impacto del riesgo en una escala del 1 al 4, donde uno corresponde a un riesgo mínimo, el 2 corresponde a un riesgo moderado y los otros dos valores serían alto y grave respectivamente. En base a esos datos, cual es la severidad, la estrategia a seguir para abordar el riesgo ( evitar, mitigar, aceptar o transferir) y las recomendaciones o acciones para cada riesgo....si tienes duda, haz preguntas de seguimiento 

RESPUESTA DE LA IA

Entiendo. Vamos a crear una matriz de riesgos cualitativa para la implementación del módulo de nómina de un ERP, considerando los dos grupos de empleados: empleados de confianza (200 empleados) y empleados sindicalizados (1000 empleados). La matriz incluirá el ID del riesgo, descripción, probabilidad, impacto, severidad, estrategia a seguir para abordar el riesgo y recomendaciones o plan de acción.

Matriz de Riesgos Cualitativa con Evaluación de Severidad

Contexto del Proyecto:

• Proyecto: Implementación de módulo de nómina en ERP.
• Empleados:
  • Empleados de confianza: 200.
  • Empleados sindicalizados: 1000.

Escalas de Evaluación para los riesgos:

• Probabilidad del Riesgo:
• 1: Muy baja.
• 2: Baja.
• 3: Media.
• 4: Alta.
• 5: Muy alta.

• Impacto del Riesgo:
• 1: Mínimo.
• 2: Moderado.
• 3: Alto.
• 4: Grave.

En la gestión de riesgos de proyectos, no es adecuado aplicar una sola estrategia a todos los riesgos. Las cuatro estrategias básicas —mitigar, transferir, evitar y aceptar— se deben aplicar según la naturaleza y el contexto específico de cada riesgo. Aquí detallo cómo se pueden utilizar estas estrategias en un proyecto de implementación de un módulo de nómina:

1. Mitigar

Reducir la probabilidad o el impacto de un riesgo. Es la estrategia más común y aplicable cuando el riesgo tiene una alta probabilidad o impacto moderado a grave.
Ejemplo:

• Riesgo: Resistencia al cambio por parte de los empleados sindicalizados.
• Estrategia: Mitigar.
• Acciones: Realizar sesiones informativas y capacitaciones periódicas.

2. Transferir

Desplazar el impacto del riesgo a un tercero. Generalmente se utiliza para riesgos financieros y de responsabilidad.

Ejemplo:

• Riesgo: Fallos en la integración del módulo de nómina con otros módulos del ERP.
• Estrategia: Transferir.
• Acciones: Contratar un seguro o un proveedor especializado que garantice la integración.

3. Evitar

Eliminar el riesgo por completo al cambiar los planes del proyecto. Se utiliza cuando el riesgo tiene un impacto extremadamente alto.

Ejemplo:

• Riesgo: Inconsistencias graves en el procesamiento de nómina.
• Estrategia: Evitar.
• Acciones: Realizar una revisión exhaustiva y validación antes de la implementación para evitar inconsistencias.

4. Aceptar

Reconocer el riesgo y no tomar ninguna acción, reservando un plan de contingencia para su manejo. Es aplicable cuando el costo de mitigación es mayor que el impacto del riesgo.

Ejemplo:

• Riesgo: Pequeños retrasos en el cronograma debido a problemas técnicos menores.
• Estrategia: Aceptar.
• Acciones: No se toma ninguna acción inmediata, pero se prepara un plan de contingencia.

Revisión de la Matriz de Riesgos Aplicando Diferentes Estrategias

NOTA: La tabla en este caso esta formateada por separado para efectos de tener mejor visibilidad

Conclusión

La implementación de un módulo de nómina en un ERP para empleados de confianza y sindicalizados conlleva diversos riesgos que pueden ser gestionados eficazmente con una matriz de riesgos bien estructurada. Identificar, evaluar y abordar estos riesgos de manera proactiva ayudará a asegurar el éxito del proyecto, minimizando interrupciones y maximizando la satisfacción de los empleados.

Fin de la Respuesta de la IA

La contribución de la Inteligencia Artificial, es un gran apoyo para agilizar las actividades, sin embargo un Project Manager o Profesional en Proyectos debe tomar esta información como punto de partida y de ahí, aplicar todo el conocimiento y experiencia para refinar la información en base al entorno del proyecto.

PD. En mi experiencia en implementación de sistemas de Recursos Humanos y Nómina en empresas trasnacionales de más de 35 mil empleados, les puedo decir que esta información que arroja la IA en cuanto a la estrategia a seguir para cada riesgo y el plan de acción, esta bien desarrollado. No quiero decir que se aplique tal cual, sin embargo como punto de partida, es una ayuda invaluable.

                                                                                      Elaboró: PMP, SMC, SDC Arturo Robles