La importancia del CFD o DFA en la Gestión de Proyectos

 Diagrama de Flujo Acumulado (CFD)

Definición de un CFD o DFA: Un Diagrama de Flujo Acumulado (CFD) es una herramienta visual que se utiliza en Kanban para representar la cantidad de trabajo en diferentes etapas del proceso a lo largo del tiempo. El eje vertical representa la cantidad de trabajo, mientras que el eje horizontal representa el tiempo. El CFD muestra cómo el trabajo se acumula en el sistema, lo que permite identificar cuellos de botella y variaciones en el flujo de trabajo.

Elementos de un CFD

• Backlog: Es la cantidad total de trabajo que aún no ha comenzado.

• Work In Progress (WIP): Es la cantidad de trabajo que actualmente se está realizando.

• Lead Time: Es el tiempo total que tarda una tarea desde que entra en el sistema hasta que se completa.

• Cycle Time: Es el tiempo que tarda una tarea en completarse una vez que se ha iniciado el trabajo en ella.

Cabe hacer mención de los siguientes conceptos:

Lead Time: Es el tiempo total que transcurre desde que una tarea entra en el sistema (por ejemplo, cuando se crea una tarjeta en el tablero Kanban) hasta que se completa. Para calcularlo, simplemente resta la fecha/hora en que la tarea fue creada de la fecha/hora en que la tarea fue completada.

Cycle Time: Es el tiempo que tarda una tarea en completarse una vez que se ha iniciado el trabajo en ella. Para calcularlo, resta la fecha/hora en que el trabajo en la tarea comenzó de la fecha/hora en que la tarea fue completada.

Es importante tener en cuenta que tanto el Lead Time como el Cycle Time se miden generalmente en días laborables, no en días calendario. Esto se debe a que los fines de semana y los días festivos pueden distorsionar las mediciones del tiempo.

VENTAJAS DE UTILIZAR UN CFD o DFA

1. Visualización clara del progreso: El CFD o DFA muestra de manera gráfica cómo ha evolucionado el trabajo a lo largo del tiempo. Permite a todo el equipo tener una visión clara y compartida del progreso y el rendimiento del sprint.

2. Identificación de cuellos de botella: Al observar el DFA, es más fácil identificar los momentos en los que se acumula el trabajo y se forman cuellos de botella. Esto ayuda a tomar medidas rápidas para abordar los obstáculos y mantener un flujo constante de trabajo.

3. Pronóstico y estimación mejorados: Observar el DFA acumulado a lo largo de múltiples sprints puede ayudar a mejorar las estimaciones futuras y los pronósticos, ya que se pueden identificar pautas y tendencias. Esto brinda una mayor precisión en la planificación y entrega de futuros sprints.

4. Métricas de rendimiento: El DFA proporciona métricas valiosas, como la velocidad de entrega y el tiempo promedio que tardan las tareas en completarse. Estas métricas son útiles para evaluar el rendimiento del equipo, medir la eficiencia y realizar mejoras continuas.

TABLA DE ACCIONES RECOMENDADAS EN BASE AL COMPORTAMIENTO DEL CFD

Comportamiento del CFD	Motivo del comportamiento	Acción recomendada
a) Cartera de crecimiento	Demanda superior a la capacidad	Priorizar el trabajo y limitar la cantidad de trabajo en progreso
b) Crecimiento WIP	Demasiadas tareas se inician pero no se completan	Implementar límites de WIP y mejorar la eficiencia del proceso
c) Reducción pedidos pendientes	Capacidad superior a la demanda	Revisar la capacidad del equipo y ajustar la carga de trabajo en consecuencia
d) Reducción del WIP	Mejora en la eficiencia del proceso	Continuar con las prácticas actuales y buscar oportunidades de mejora continua
e) Bandas paralelas	Flujo de trabajo constante y predecible	Mantener el equilibrio entre la demanda y la capacidad

La importancia del comportamiento de las Bandas paralelas

En un CFD, cada banda representa una etapa diferente en el proceso de trabajo. Por ejemplo, podrías tener bandas para “Por hacer”, “En progreso” y “Hecho”. Estas bandas se dibujan una encima de la otra, y la distancia entre las bandas representa la cantidad de trabajo en cada etapa en un momento dado.

Cuando las bandas son paralelas, significa que la cantidad de trabajo en cada etapa está cambiando a una tasa constante. En otras palabras, el trabajo está entrando y saliendo de cada etapa a la misma velocidad. Esto es un indicador de un flujo de trabajo saludable, ya que sugiere que no hay cuellos de botella o acumulaciones de trabajo.

Si las bandas comienzan a divergir (es decir, a alejarse una de la otra), podría ser una señal de que el trabajo se está acumulando en una etapa del proceso. Por otro lado, si las bandas comienzan a converger (es decir, a acercarse una a la otra), podría ser una señal de que el trabajo se está completando más rápido de lo que está entrando.

Cómo completar un sprint de manera satisfactoria

1. Definir con claridad los objetivos y alcance del sprint: Antes de comenzar, asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan una comprensión clara de los objetivos del sprint y lo que se espera entregar al final. Esto ayuda a evitar confusiones y asegura una dirección consistente.

2. Establecer WIP (Work In Progress) límite: Limitar la cantidad máxima de trabajo que se puede realizar simultáneamente en cada etapa del flujo. Esto evita la sobrecarga y el multitasking excesivo, permitiendo que el equipo se concentre en completar las tareas en curso antes de tomar nuevas.

3. Realizar reuniones diarias de seguimiento: Realizar reuniones breves pero efectivas todos los días para evaluar el progreso, identificar obstáculos y ajustar el plan si es necesario. Estas reuniones, conocidas como Daily Stand-ups, mantienen a todos actualizados y fomentan la colaboración y la resolución rápida de problemas.

4. Fomentar la colaboración y la transparencia: Promueve una comunicación abierta y constante entre los miembros del equipo. Anima a todos a compartir información y solicitar ayuda cuando sea necesario. La transparencia ayuda a evitar sorpresas de última hora y a mantener a todos en la misma línea.

5. Realizar mejoras continuas: Al finalizar cada sprint, dedica tiempo para realizar una retrospectiva, donde el equipo analiza lo que funcionó bien y qué puede mejorarse. Implementar acciones correctivas y realizar ajustes en el proceso ayuda a mantener un flujo de trabajo eficiente y satisfacer las necesidades cambiantes del proyecto.

Conclusiones:

El uso del diagrama de flujo acumulado en la gestión proyectos ágiles ofrece una poderosa visualización del trabajo, promueve una gestión basada en datos y transparencia, permite la detección temprana de problemas y facilita la mejora continua. Como herramienta esencial, el CFD impulsa la eficiencia, la productividad y el éxito en los proyectos ágiles al proporcionar una visión holística del flujo de trabajo y las oportunidades de optimización.

  Elaboró: PMP, SMC, SDC Arturo Robles