La importancia de los Participantes en los Proyectos

 En la administración de proyectos, es esencial comprender los roles y responsabilidades clave que intervienen en los procesos del mismo. Desde el patrocinador del proyecto al equipo central, cada papel tiene un impacto único y significativo en el éxito del proyecto.

Como ya vimos en un post anterior (dentro de este BLOG), es fundamental la identificación de todos los stakeholders, quienes no solo incluyen al equipo del proyecto y al cliente, sino también a cualquier persona o entidad que tenga un interés en el proyecto o que pueda verse afectada por sus resultados. Dentro de esto, un proceso fundamental en la gestión de proyectos implica la creación de una "matriz de interesados", que ayuda a identificar, analizar y clasificar a los stakeholders en función de su interés, poder, influencia y impacto sobre el proyecto. 

Asimismo, la clasificación de los stakeholders es vital para determinar cómo se debe manejar la comunicación con cada uno de ellos, cuánta influencia tienen sobre el proyecto y cómo sus expectativas pueden ser manejadas de manera efectiva. Comunicarse de manera efectiva con los stakeholders, entendiendo sus necesidades y expectativas, es crucial para el éxito del proyecto.

 Para este tema, no importa el enfoque de proyecto que se seleccione para llevar a cabo el proyecto (Predictivo, Adaptativo o Híbrido), todos los proyectos se llevan a cabo con personas, y aquí ahondaremos y haremos un repaso de estos roles, basándonos en diferentes estándares oficiales de gestión de proyectos.

PRINCIPALES ROLES ENFOQUE PREDICTIVO

• Patrocinador del Proyecto (Sponsor)

El Sponsor es el campeón del proyecto. Proporciona la visión y dirección estratégica, asegura la alineación con los objetivos de la organización, y es el principal responsable de tomar decisiones de alto nivel. Además, el sponsor suele ser el que aprueba el presupuesto del proyecto y puede ayudar a eliminar obstáculos que el equipo del proyecto no puede manejar por sí solo.

• Cliente (Customer)

El cliente es la persona o grupo que recibirá el producto o servicio final del proyecto. Su papel es crucial para definir los requisitos del proyecto y validar los resultados. El cliente juega un papel importante en la aceptación del producto final y a menudo tiene un papel activo durante las revisiones y pruebas.

• Stakeholders

Los Stakeholders o interesados son todas las personas o entidades que tienen algún interés o que se ven afectados de alguna manera por el proyecto. Esto puede incluir a los clientes, el equipo del proyecto, proveedores, reguladores, entre otros. Los stakeholders proporcionan información valiosa durante todo el proyecto y pueden influir en su dirección y resultados.

• Project Manager 

El Project Manager es el líder del proyecto. Coordina todas las actividades del proyecto, desde la planificación hasta la ejecución y cierre. Es responsable de la gestión del alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgos del proyecto. Además, el project manager se comunica de manera efectiva con todos los stakeholders y asegura que el proyecto cumpla con sus objetivos.

• Equipo Central del Proyecto (Core Project Team)

El Core Project Team es el grupo de personas que trabajan directamente en el proyecto. Son responsables de realizar las tareas del proyecto, resolver problemas técnicos y contribuir con su experiencia. El equipo central también ayuda en la toma de decisiones clave y participa en las revisiones del proyecto.

• Equipo del Proyecto (Project Team)

El Project Team incluye al equipo central y a cualquier otro miembro que contribuya al proyecto. Esto puede incluir a expertos técnicos, proveedores y otros que no están en el equipo central pero que su trabajo es esencial para el éxito del proyecto.

Cada uno de estos roles tiene una importancia única en un proyecto, y su colaboración efectiva es crucial para el éxito del proyecto. Comprender estos roles y responsabilidades es un paso importante para cualquier persona interesada en la gestión de proyectos. En última instancia, cada proyecto es un esfuerzo de equipo, y cada miembro del equipo tiene un papel vital en la creación de resultados exitosos.

Ahora bien, veamos algunos ejemplos para diferenciar al Equipo Central del proyecto y al Equipo del Proyecto:

Equipo Central del Proyecto vs Equipo del Proyecto

El Equipo Central del Proyecto y el Equipo del Proyecto son dos conceptos fundamentales en la gestión de proyectos. Aunque ambos son esenciales para el éxito de cualquier proyecto, existen diferencias clave entre ellos.

• Equipo Central del Proyecto (Core Project Team)

El Equipo Central del Proyecto es el grupo de personas que trabajan directamente en el proyecto y son responsables de realizar las tareas del proyecto, resolver problemas técnicos y contribuir con su experiencia. Este equipo también ayuda en la toma de decisiones clave y participa en las revisiones del proyecto.

Ejemplos:

• En un proyecto de desarrollo de software, el Equipo Central del Proyecto podría estar compuesto por el líder del equipo de desarrollo, los desarrolladores de software principales y el analista de sistemas.
• En un proyecto de construcción, el Equipo Central del Proyecto podría incluir al gerente de construcción, el ingeniero civil principal y el arquitecto.
• En un proyecto de marketing, el Equipo Central del Proyecto podría estar formado por el gerente de marketing, el especialista en marketing digital y el diseñador gráfico.

• Equipo del Proyecto (Project Team)

El Equipo del Proyecto incluye al Equipo Central y a cualquier otro miembro que contribuya al proyecto. Esto puede incluir a expertos técnicos, proveedores y otros que no están en el equipo central pero cuyo trabajo es esencial para el éxito del proyecto.

Ejemplos:

• En el mismo proyecto de desarrollo de software, el Equipo del Proyecto podría incluir además del Equipo Central, a los probadores de calidad, el personal de soporte técnico y los consultores externos.
• En el proyecto de construcción, el Equipo del Proyecto podría incluir, además del Equipo Central, a los contratistas, los subcontratistas y los inspectores de seguridad.
• En el proyecto de marketing, el Equipo del Proyecto podría incluir, además del Equipo Central, a los redactores de contenido, los especialistas en SEO y los consultores de redes sociales.

En resumen, el Equipo Central del Proyecto es el núcleo que lleva a cabo las tareas principales del proyecto, mientras que el Equipo del Proyecto es un conjunto más amplio que incluye a todos los que contribuyen al proyecto de alguna manera. 

PRINCIPALES ROLES ENFOQUE ADAPTATIVO

Los principales roles en proyectos adaptativos se caracterizan por su flexibilidad y capacidad para responder a los cambios a medida que surgen.

En primer lugar, tenemos al 'Sponsor' o Patrocinador. Este es un puente crucial entre el equipo del proyecto y los altos mandos de la organización. En un proyecto adaptativo, el Patrocinador necesita tener un enfoque más flexible y estar dispuesto a aceptar cambios y adaptaciones en el camino. Su rol es vital para garantizar que el proyecto tenga los recursos necesarios y para tomar decisiones clave que afecten al alcance y la dirección del proyecto.

El 'Product Owner' es otro rol crucial en un proyecto adaptativo. Su principal responsabilidad es maximizar el valor del producto y trabajar en estrecha colaboración con el equipo para definir y priorizar el backlog del producto. El Product Owner debe ser un experto en el producto y estar dispuesto a tomar decisiones rápidas y fundamentadas para adaptarse a los cambios

El 'Scrum Master', por su parte, es el guardián de la eficiencia del equipo. Su objetivo es garantizar que el equipo siga los principios y prácticas de Scrum, y ayuda a eliminar cualquier obstáculo que pueda impedir que el equipo alcance sus objetivos. En un proyecto adaptativo, este rol puede ser aún más complejo y desafiante, ya que el Scrum Master debe estar preparado para adaptarse rápidamente a los cambios y ayudar al equipo a hacer lo mismo.

Finalmente, tenemos a las partes interesadas o 'Stakeholders'. En un proyecto adaptativo, los Stakeholders pueden abarcar una amplia gama de personas y grupos, desde clientes y usuarios hasta miembros del equipo y líderes de la organización. Su función es proporcionar información y retroalimentación valiosa que puede ayudar a guiar el proyecto a medida que se desarrolla y cambia.

En resumen, aunque los roles en un proyecto predictivo pueden parecer similares a los de un proyecto adaptativo, la esencia de estos roles cambia significativamente. La adaptabilidad y la flexibilidad son la columna vertebral de estos roles en un proyecto adaptativo, haciendo hincapié en la importancia del cambio.

Conclusiones

Comprender y diferenciar los roles en la gestión de proyectos es vital para su correcta ejecución y éxito final. Cada rol, desde el Patrocinador hasta el Equipo del Proyecto, tiene responsabilidades y aportes únicos que, en conjunto, llevan al proyecto hacia su objetivo.

Es esencial la identificación de todos los stakeholders, quienes no solo incluyen al equipo del proyecto y al cliente, sino también a cualquier persona o entidad que tenga un interés en el proyecto o que pueda verse afectada por sus resultados. Un proceso fundamental en la gestión de proyectos implica la creación de una matriz de interesados, que ayuda a identificar, analizar y clasificar a los stakeholders en función de su interés, poder, influencia y impacto sobre el proyecto.

La clasificación de los stakeholders es vital para determinar cómo se debe manejar la comunicación con cada uno de ellos, cuánta influencia tienen sobre el proyecto y cómo sus expectativas pueden ser manejadas de manera efectiva. Comunicarse de manera efectiva con los stakeholders, entendiendo sus necesidades y expectativas, es crucial para el éxito del proyecto.

Finalmente, es importante mencionar que la gestión de stakeholders también lleva consigo riesgos potenciales. Si los stakeholders no se gestionan correctamente, pueden surgir conflictos, cambios inesperados y resistencia al proyecto. Por lo tanto, es fundamental tener una estrategia para gestionar estos riesgos y minimizar su impacto.

En resumen, la gestión de proyectos es un esfuerzo de equipo en el que cada miembro tiene un papel importante. La identificación y la gestión efectiva de los stakeholders, junto con una comunicación clara y eficaz, son fundamentales para la entrega exitosa del proyecto. Además, la conciencia de los riesgos potenciales y la capacidad para gestionarlos son aspectos cruciales para el éxito del proyecto. Con estos elementos en su lugar, cualquier proyecto puede ser llevado a buen término, cumpliendo sus objetivos y superando las expectativas.

Elaboró: PMP, SMC, SDC Arturo Robles