Turnover Plan/Checklist de Transición

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El turnover plan es un documento que contiene una lista estructurada de puntos, que garantiza que todos los aspectos de un proyecto están adecuadamente preparados para su entrega, liberación y operación continua. Asegura que todos los elementos necesarios se han completado y que el equipo de operaciones está preparado para gestionar y mantener el sistema 

Este documento también garantiza que el equipo operativo reciba toda la información, herramientas y formación necesarias para gestionar y mantener el sistema o proyecto que se está entregando.

¿Quién lo elabora?

El Turnover Plan generalmente es elaborado por el Gerente del Proyecto y el equipo del proyecto, en colaboración con el equipo de operaciones, por lo que este documento incluye aportes de:

  • Gerentes de Proyecto: Para asegurar que todos los elementos del proyecto se han completado según lo planificado.
  • Equipo Técnico: Para proporcionar documentación técnica detallada y conocimiento sobre el sistema.
  • Gerente de Operaciones: Asegura que se reciban todos los componentes
  • Equipo de Operaciones: Para definir claramente los requisitos de soporte y mantenimiento post-entrega.

¿Cuándo se elabora?

Este plan se comienza a preparar durante las fases finales del proyecto, una vez que los principales hitos y entregables se están completando. Se finaliza y se revisa conjuntamente antes de la fecha de transición oficial al equipo de operaciones.

 Componentes del Turnover Plan

1. Documentación

  •  Documentación del Proyecto: Todos los documentos del proyecto deben estar actualizados y entregados. Esto incluye planes de proyecto, cronogramas, y reportes de estado.
  •  Manuales de Usuario y Administrador: Instrucciones detalladas sobre cómo usar y administrar el sistema.
  •  Documentación Técnica: Especificaciones del sistema, diagramas de arquitectura, y detalles técnicos relevantes.
  •  Historial de Cambios: Registro de todos los cambios y actualizaciones realizados durante el proyecto.

2. Formación

  •  Entrenamiento para el Personal: Sesiones de formación para los usuarios finales y el personal de operaciones.
  • Material de Capacitación: Entrega de presentaciones, guías de usuario, y otros materiales de capacitación.
  • Certificación de Competencia: Confirmación de que el personal ha completado la capacitación y entiende el sistema.

3. Transferencia de Conocimientos

  •  Reuniones de Transferencia: Reuniones entre el equipo del proyecto y el equipo de operaciones para transferir conocimientos críticos (minutas de reuniones).
  •  Contactos Clave: Lista de contactos del proyecto con roles y responsabilidades.

4. Soporte y Mantenimiento

  • Plan de Soporte: Detalles sobre cómo se proporcionará el soporte después de la entrega, incluyendo niveles de servicio y tiempos de respuesta.
  • Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA): Documentos que detallan los compromisos de servicio y soporte.
  • Procedimientos de Escalamiento: Instrucciones claras sobre cómo escalar problemas técnicos.

5. Pruebas y Validaciones

  • Resultados de Pruebas: Documentación de todas las pruebas realizadas, incluyendo pruebas de aceptación de usuario (UAT) y pruebas de integración, pruebas de regresión, etc.
  • Validación de Entrega: Confirmación de que todos los requisitos del proyecto se han cumplido.
  • Lista de Errores Conocidos: Detalle de cualquier problema conocido y su estado actual.

6. Herramientas y Accesos

  • Acceso al Sistema: Confirmación de que todos los accesos necesarios para el personal de operaciones están configurados y funcionando.
  • Transferencia de Herramientas: Entrega de herramientas y software utilizados durante el proyecto que serán necesarios para las operaciones.

7. Infraestructura y Entorno

  • Revisión de Infraestructura: Confirmación de que la infraestructura necesaria (servidores, redes, almacenamiento) está en su lugar y funcionando correctamente.
  • Entorno de Producción: Verificación de que el sistema está funcionando correctamente en el entorno de producción.

8. Otros Elementos

  • Fianzas y Contratos: Revisión de todos los aspectos financieros y contractuales, asegurando que se hayan cumplido las obligaciones.
  • Retroalimentación y Lecciones Aprendidas: Documentación de lecciones aprendidas y feedback del equipo del proyecto y stakeholders.

NOTA: El turnover plan puede ser ajustado según las necesidades específicas del proyecto y la organización.

Beneficios del Turnover Plan

  • Transición Suave: Facilita una transición sin problemas del proyecto a las operaciones, minimizando interrupciones y problemas.
  • Documentación Completa: Garantiza que toda la documentación necesaria está disponible y es accesible para el equipo de operaciones.
  • Capacitación Adecuada: Asegura que el personal de operaciones está completamente entrenado y preparado para gestionar el nuevo sistema.
  • Soporte Continuo: Define claramente los acuerdos de nivel de servicio y los procedimientos de escalamiento para manejar problemas post-entrega.(esto se ajusta según las necesidades específicas de cada Empresa).
  • Reducción de Riesgos: Minimiza los riesgos asociados con la transferencia de conocimiento y la gestión de un nuevo sistema o proyecto.

  Elaboró: PMP, SMC, SDC Arturo Robles

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