¿Qué es lo que impulsa el emprendimiento de un proyecto?

 CONTEXTO GENERAL

La generación de utilidades es la necesidad primaria de las empresas, ya que es a través de las ganancias económicas es que pueden mantenerse y crecer en el mercado. Los proyectos surgen como una respuesta a esta necesidad, ya que permiten a las empresas implementar cambios estratégicos, desarrollar nuevos productos o servicios, mejorar procesos y satisfacer las demandas del mercado.

Imagina por un momento el escenario de una empresa que busca expandir su presencia en el mercado y aumentar sus ganancias. Esta empresa se da cuenta de que necesita adaptarse a las demandas cambiantes de los consumidores y aprovechar nuevas oportunidades. Para lograrlo, decide emprender un proyecto que le permita desarrollar un producto innovador y atractivo para sus clientes.

Este proyecto surge de la necesidad primaria de la empresa de generar utilidades, ya que se espera que el nuevo producto tenga una gran aceptación en el mercado y genere ingresos significativos. El proyecto se convierte en una oportunidad para la empresa para diferenciarse de la competencia, captar nuevos clientes y aumentar su participación en el mercado.

Este ejemplo evoca la importancia de los proyectos como una herramienta para satisfacer la necesidad primaria de las empresas de generar utilidades. Los proyectos permiten a las empresas adaptarse, innovar y aprovechar oportunidades en un mercado competitivo. Son una forma de invertir recursos y esfuerzos con el objetivo de obtener beneficios económicos a largo plazo.

Dicho lo anterior, podemos decir que, al emprender proyectos estratégicos, las empresas pueden satisfacer las demandas del mercado, desarrollar productos innovadores y alcanzar sus objetivos financieros.

 FACTORES QUE IMPULSAN EL EMPRENDIMIENTO DE LOS PROYECTOS

En relación con la gestión de proyectos, nos encontramos con una serie de cuestionamientos:

¿Qué factores además de la innovación impulsan la generación de un proyecto? ¿Será la necesidad operativa, el cumplimiento regulatorio, la alineación a los imperativos estratégicos de la empresa que generalmente se alimentan de los resultados financieros y la visión a mediano y largo plazo? o ¿existe algo más detrás de todo esto?

Todas las iniciativas de Proyectos tienen una razón de ser. Es fundamental que los proyectos estén alineados con algo que justifique su realización, algo que aporte un valor o algo que simplemente garantice la continuidad operativa, por eso es necesario garantizar que los recursos y esfuerzos se enfoquen en iniciativas que contribuyan directamente a los objetivos y metas de las Organizaciones.

En el mundo real, los proyectos surgen además por el cumplimiento de nuevas leyes o normas, así como por necesidades operativas y algunas otras razones. A manera de ejemplo, veamos a continuación algunas razones que derivan en el emprendimiento de un proyecto:

1. Cuando nos adentramos en la búsqueda de razones, podemos encontrar valiosas pistas sobre los impulsores de un proyecto. Por un lado, encontramos que la necesidad operativa juega un papel fundamental en el desempeño de una Organización. Las necesidades operativas preliminares, establecen las bases preliminares de una necesidad del negocio a ese momento. Comprender esta necesidad operativa es clave para que se identifiquen oportunidades y problemas a resolver, y así aumentar el valor potencial del resultado del proyecto. 
2. Por otro lado, el cumplimiento regulatorio, legal o social también puede ser un impulsor importante. Las organizaciones inician proyectos para cumplir con requisitos específicos establecidos por las autoridades competentes o para satisfacer demandas sociales. Estos factores externos influyen en las operaciones y estrategias de negocio de una organización, y los proyectos se convierten en el medio para realizar los cambios necesarios y mantener la viabilidad de la organización.   El cumplimiento regulatorio o la necesidad operativa son factores pueden surgir inclusive durante el desarrollo del proyecto y requerir una adaptación continua para mantener el rumbo correcto.
3. Otro factor de suma importancia que no podemos dejar de lado es la alineación al a los imperativos estratégicos de la empresa (en empresas en donde he trabajado lo llaman, AOP o Plan Anual Operativo con horizonte de planeación a un año, y el STRAT Plan con un horizonte de planeación de 3 a 5 años).

Los proyectos pueden ser iniciados para implementar o cambiar las estrategias de negocio, para incremento en ventas, reducción en el capital de trabajo o innovación tecnológica. Todos estos proyectos están estrechamente vinculados a los objetivos estratégicos de la organización y buscan generar valor inmediato o en función de su visión a mediano y largo plazo.

 NOTA: Por todo lo anterior, una estrategia clave antes de llevar a cabo un proyecto, es asegurarse de que el director del proyecto tenga un conocimiento profundo de la estrategia, misión, visión y metas inmediatas de la organización, y de esta forma comprender cómo el proyecto contribuye a la visión de la empresa y cómo se alinea con los objetivos estratégicos establecidos.

Seleccionar proyectos basados en estas necesidades es esencial para el éxito y la rentabilidad de la organización. Al hacerlo, se garantiza que los recursos se asignen de manera eficiente y que los proyectos generen el mayor valor posible. Esto implica evaluar cuidadosamente cada proyecto en términos de su alineación con los objetivos estratégicos, su viabilidad financiera y su impacto en la operación de la empresa.

Aquí, algunos ejemplos de proyectos seleccionados en base a las necesidades específicas:

• Selección de proyecto que contribuya con el imperativo estratégico de reducir el capital de trabajo en un 10%
• Implementación de un sistema de gestión de inventario más eficiente para reducir los niveles de stock, reducción de actividades de NO valor agregado y optimizar el flujo de efectivo.
• Desarrollo de estrategias de cobranza más efectivas para acelerar el ciclo de ingresos y reducir los días de cuentas por cobrar.
• Selección de un proyecto sobre cambio regulatorio en la forma de calcular impuestos
• Actualización del sistema contable y financiero para cumplir con las nuevas regulaciones fiscales y garantizar una correcta presentación de los impuestos.
• Implementación de un software especializado que automatice el cálculo y reporte de impuestos, asegurando el cumplimiento de las nuevas normativas.
• Selección de un proyecto que por necesidad operativa requiere cambiar la presentación de los empaques:
• Rediseño de los empaques de productos para cumplir con nuevos requisitos de seguridad y etiquetado establecidos por las autoridades reguladoras.
• Implementación de un nuevo proceso de embalaje más eficiente y sostenible para reducir costos y mejorar la presentación de los productos.
• Implementación de un sistema de gestión de calidad para resolver problemas recurrentes en la producción y mejorar la satisfacción del cliente.
• Desarrollo de un plan de contingencia y recuperación ante desastres (DRP) para garantizar la continuidad del negocio en caso de eventos imprevistos.

Acciones para evaluar la viabilidad de los proyectos y priorizar su implementación se requiere de:

I. Análisis para la Evaluación de la viabilidad de un proyecto:

• Análisis de factibilidad técnica: Se evalúa si la solución propuesta es técnicamente viable y si se requieren innovaciones técnicas para su implementación.
• Análisis de factibilidad regulatoria: Se consideran los posibles cambios reglamentarios o legales que podrían afectar la solución propuesta y se evalúa su impacto.
• Evaluación de necesidades, complejidad y magnitud: Se analizan las necesidades del proyecto, su complejidad y magnitud para determinar el enfoque más adecuado, ya sea ágil o predictivo.
• Evaluación de factores ambientales internos y externos: Se considera cómo los factores ambientales podrían influir en el proyecto y sus resultados, como cambios en el entorno empresarial o en la tecnología.
• Evaluación de riesgos: Se identifican y evalúan los riesgos asociados al proyecto, considerando su probabilidad e impacto, para tomar decisiones informadas sobre su viabilidad.

II. Priorización para su implementación:

• Alcance y objetivos estratégicos: Se priorizan los proyectos que están alineados con los objetivos estratégicos de la organización, como la reducción del capital de trabajo, optimización de procesos o el cumplimiento de cambios regulatorios.
• Valor y beneficios: Se evalúa el valor y los beneficios que cada proyecto puede aportar a la organización, tanto en términos financieros como no financieros.
• Intereses de los stakeholders: Se consideran las expectativas y necesidades de los stakeholders involucrados en el proyecto para determinar su prioridad.
• Complejidad y recursos: Se evalúa la complejidad del proyecto y los recursos disponibles, como presupuesto, personal y tiempo, para determinar su factibilidad y prioridad.
• Evaluación de mejora continua: Se realizan revisiones periódicas, como retrospectivas o lecciones aprendidas, para evaluar la efectividad de los enfoques utilizados y realizar mejoras en la priorización y ejecución de proyectos.

Es importante destacar que la evaluación de la viabilidad y la priorización de proyectos son procesos iterativos y deben adaptarse a las necesidades y circunstancias específicas de cada organización. La participación de los stakeholders relevantes y la aplicación de enfoques de gestión de proyectos adecuados son fundamentales para tomar decisiones informadas y maximizar el valor de los proyectos seleccionados.

 CONCLUSIONES:

Cuando los proyectos están alineados con las necesidades del negocio, se logra una sinergia entre las metas y objetivos estratégicos de la empresa y los resultados que se esperan obtener del proyecto. Esto implica comprender los objetivos estratégicos de la organización, trabajar en conjunto con directivos clave de las Organizaciones y asegurar que los resultados del proyecto estén alineados con los del portafolio, programa y áreas de negocio.

Al alinear los proyectos con las necesidades operativas, se garantiza que los resultados del proyecto sean compatibles con los procesos y operaciones existentes en la organización, evitando interrupciones o conflictos innecesarios. Por otro lado, en relación a la alineación con las necesidades de cumplimiento asegura que los proyectos cumplan con las normativas y regulaciones aplicables, minimizando así los riesgos legales y financieros para la empresa.