Las seis técnicas más utilizadas en la recolección de datos

 

Introducción

La recopilación de datos es generalmente la primera técnica que empleamos en un proceso. Antes de transformar las entradas del proceso en salidas, a menudo necesitamos recopilar información adicional. En este contexto, una entrada es cualquier documento, información u otro elemento necesario para llevar a cabo un proceso.

Una salida es cualquier documento, información, producto u otro elemento que resulta de un proceso.

Algunas de las técnicas de recopilación de datos implican obtener información de individuos o grupos, como los grupos de enfoque y las sesiones de lluvia de ideas. Otras técnicas implican recopilar información mediante herramientas como listas de verificación y hojas de control. El benchmarking y el muestreo estadístico recopilan datos de procedimientos que se han realizado muchas veces por múltiples personas o incluso por máquinas.

Cabe mencionar que existen otras técnicas de recopilación de datos. Por ejemplo, entrevistar a personas, revisar lecciones aprendidas e información de proyectos anteriores y desarrollar cuestionarios y encuestas que son técnicas comunes y que también vale la pena tomar en consideración cuando se encuentren trabajando en el proceso de recopilación de información.

Las técnicas de recolección de datos en la gestión de proyectos son fundamentales para obtener información precisa y relevante que permita tomar decisiones basadas en datos. Estas técnicas ayudan a identificar problemas, oportunidades de mejora y asegurar la calidad de los entregables. A continuación, se describen seis técnicas clave de recolección de datos

En resumen, la recopilación de datos es esencial para tomar decisiones informadas y mejorar los procesos. Como profesionales en gestión de proyectos, debemos dominar diversas técnicas para obtener información relevante y precisa.

Técnicas de recopilación de información:

    1.   Benchmarking 

  Qué es: Comparar las prácticas, procesos y productos de una organización con los de las mejores en la industria o de la competencia. El propósito es mejorar mediante la adopción de estándares más altos.

  Cómo se usa: Implica identificar los procesos a mejorar, tomar medidas de referencia y buscar líderes de la industria para compararlos. Se utiliza principalmente para establecer métricas de calidad y satisfacción del cliente.

    2.   Brainstorming 

  Qué es: Una técnica grupal para generar ideas y resolver problemas. Se enfoca en la cantidad de ideas, bajo la premisa de que muchas ideas generan mejores soluciones.

  Cómo se usa: Los participantes proponen ideas que son registradas sin críticas, y posteriormente se seleccionan las más viables. Puede realizarse en persona o electrónicamente.

    3.   Check Sheets (Hojas de Verificación) 

  Qué es: Una hoja que se utiliza para recolectar datos sobre defectos o seguimiento de pasos en un proceso.

  Cómo se usa: Se definen las variables o defectos a registrar y se marcan conforme ocurren. Facilita el análisis posterior de los datos para detectar patrones de fallas.

    4.   Checklists 

  Qué es: Listas de actividades o pasos necesarios para completar un proceso. Se usan como recordatorios para reducir riesgos y evitar omisiones.

  Cómo se usa: Permiten asegurar que se sigan todos los pasos necesarios para la calidad o el éxito de un proyecto, aunque deben ser vistas como una guía, no una solución definitiva.

    5.   Focus Groups 

  Qué es: Un grupo de personas preseleccionadas que proporciona información cualitativa sobre un producto o servicio. Un moderador facilita la discusión para extraer opiniones y expectativas.

  Cómo se usa: Se usa para entender las expectativas y actitudes de los clientes o usuarios finales, especialmente útil en desarrollo de productos nuevos o servicios.

    6.   Statistical Sampling (Muestreo Estadístico) 

  Qué es: Seleccionar una muestra representativa de una población para inferir características de todo el grupo, lo que permite obtener conclusiones sin encuestar o medir a todos los miembros.

  Cómo se usa: Se define una población, se selecciona una muestra de forma aleatoria o sistemática, y se mide un subconjunto de datos que represente el total.

Ejemplo práctico de cada una de las herramientas

1. Ejemplo Benchmarking:

Supongamos que eres el gerente de un proyecto de desarrollo de software para una nueva aplicación móvil. Quieres asegurarte de que tu equipo esté siguiendo las mejores prácticas y que el proceso de desarrollo sea eficiente. Aquí está cómo podrías aplicar el benchmarking:

 Identificación de Referentes:

Investiga otras empresas o proyectos exitosos en el mismo dominio. Por ejemplo, podrías analizar aplicaciones similares que han tenido un gran impacto en el mercado.

Selección de Indicadores:

Define los indicadores clave que deseas comparar. Por ejemplo:

• Tiempo de desarrollo desde la idea hasta el lanzamiento.
• Calidad del código (medida por defectos o errores).
• Satisfacción del usuario (evaluaciones y comentarios en tiendas de aplicaciones).

Recopilación de Datos:

Compara tus métricas con las de las aplicaciones de referencia. ¿Cuánto tiempo les tomó desarrollar una función similar? ¿Cómo se compara la calidad de tu código con la de ellos?

Análisis y Acciones:

Identifica brechas y oportunidades. Si descubres que tu equipo tarda más en desarrollar una función específica, investiga por qué. ¿Hay procesos que puedan mejorarse?

Implementa cambios basados en las mejores prácticas observadas. Por ejemplo, podrías adoptar un enfoque ágil o mejorar la colaboración entre los miembros del equipo.

Seguimiento Continuo:

El benchmarking no es un evento único. Debes seguir comparando tus métricas con las de los referentes a lo largo del proyecto y ajustar tus prácticas según sea necesario.

En resumen, el benchmarking te permite aprender de los éxitos y desafíos de otros, aplicando esas lecciones a tu propio proyecto.

2. Ejemplo de Brainstorming:

La técnica de brainstorming (lluvia de ideas) para generar ideas creativas y soluciones innovadoras:

Preparación:

Reúne a tu equipo de desarrollo en una sesión de Brainstorming, puede ser presencial o virtual.

Establece un objetivo claro: por ejemplo, “Generar ideas para mejorar la experiencia del usuario en nuestra aplicación”.

Reglas del Juego:

Anima a todos a participar sin restricciones. No hay ideas tontas en esta fase.

Fomenta la diversidad: todos los roles (diseñadores, desarrolladores, testers) deben contribuir.

Generación de Ideas:

Pregunta: “¿Cómo podemos hacer que nuestra aplicación sea más atractiva y fácil de usar?”

Anota todas las ideas que surjan, sin juzgar. Por ejemplo:

• “Agregar una función de chat en vivo para soporte al cliente.”
• “Incluir un tutorial interactivo para nuevos usuarios.”
• “Optimizar la velocidad de carga de la aplicación.”

Amplificación y Combinación:

Invita a los participantes a ampliar las ideas existentes o combinarlas. Por ejemplo:

• “El chat en vivo podría incluir respuestas automáticas basadas en preguntas frecuentes.”
• “El tutorial interactivo podría ser gamificado (llevarlo a un ámbito donde no es común), para hacerlo más atractivo.”

Selección y Priorización:

Evalúa las ideas en función de su viabilidad, impacto y alineación con los objetivos del proyecto. Prioriza las más prometedoras para implementarlas.

Acciones Posteriores:

Asigna responsabilidades para llevar a cabo las ideas seleccionadas.

Programa reuniones de seguimiento para evaluar el progreso.

En resumen, el brainstorming es como explorar lugares desconocidos en busca de tesoros ocultos. Las ideas emergen, se combinan y se convierten en soluciones valiosas.

3. Ejemplo Hojas de Verificación:

Permíteme explicarte qué son las hojas de verificación (también conocidas como Check Sheets) y cómo se aplican en la gestión de proyectos:

1. Definición:
• Una hoja de verificación es una herramienta simple pero poderosa para recopilar datos de manera sistemática.
• Se utiliza para registrar la ocurrencia o frecuencia de un evento específico durante un proceso o actividad.
2. Ejemplo en el Desarrollo de Software:
• Supongamos que eres el gerente de un equipo de pruebas de software. Quieres evaluar la estabilidad de la última versión de tu aplicación antes de su lanzamiento.
• Creas una hoja de verificación con los siguientes elementos:
• Evento a Verificar: “Bloqueo de la aplicación”.
• Columnas de Registro: Días de la semana (lunes a viernes).
• Marcas de Verificación: Cada vez que un tester encuentra un bloqueo, marca el día correspondiente.
3. Uso Diario:
• Durante una semana, los testers registran cada bloqueo encontrado.
• Al final de la semana, sumas las marcas en cada columna. Por ejemplo:
• Lunes: 3 bloqueos.
• Martes: 2 bloqueos.
• Y así sucesivamente.
4. Análisis y Acciones:
• Observas patrones. ¿Hay días específicos con más bloqueos? ¿Algún patrón horario?
• Basándote en los datos, puedes tomar decisiones informadas. Por ejemplo, si los bloqueos son más frecuentes los viernes, podrías asignar más recursos de prueba ese día.
5. Mejora Continua:
• Utiliza la hoja de verificación en cada ciclo de pruebas.
• A lo largo del tiempo, identificarás tendencias y podrás implementar acciones correctivas.

Las hojas de verificación son como un contador oculto que nos ayuda a detectar problemas y a mejorar nuestros procesos. 

4. Listas de verificación (checklists) y cómo se aplican en la gestión de proyectos.

Seguimos con la tónica de que eres el gerente de un proyecto de desarrollo de software para una aplicación móvil.

 1.   Preparación del Lanzamiento de la Aplicación:

   -   Objetivo: Asegurarnos de que todos los aspectos estén cubiertos antes del lanzamiento.

   -   Lista de Verificación:

     1. [ ]   Pruebas de Funcionalidad:

        - [ ] Verificar que todas las funciones principales funcionen correctamente.

        - [ ] Comprobar la navegación entre pantallas.

        - [ ] Probar casos de uso críticos.

     2. [ ]   Compatibilidad de Dispositivos  :

        - [ ] Probar en diferentes dispositivos (iOS, Android).

        - [ ] Verificar la adaptabilidad a diferentes tamaños de pantalla.

     3. [ ]   Rendimiento y Carga  :

        - [ ] Evaluar el tiempo de carga de la aplicación.

        - [ ] Realizar pruebas de carga simulando múltiples usuarios.

     4. [ ]   Seguridad  :

        - [ ] Verificar que no haya vulnerabilidades conocidas.

        - [ ] Validar el cifrado de datos.

     5. [ ]   Contenido y Diseño  :

        - [ ] Revisar todas las imágenes y textos.

        - [ ] Asegurarse de que el diseño sea coherente y atractivo.

     6. [ ]   Documentación  :

        - [ ] Preparar notas de lanzamiento.

        - [ ] Crear guías de usuario para los clientes.

     7. [ ]   Comunicación Interna  :

        - [ ] Informar al equipo de soporte sobre el lanzamiento.

        - [ ] Coordinar con el equipo de marketing para anuncios.

     8. [ ]   Backup y Rollback  :

        - [ ] Realizar una copia de seguridad completa de la versión actual.

        - [ ] Establecer un plan de rollback en caso de problemas.

 Acciones Posteriores:

   - Una vez completada la lista con un “OK” en cada punto, el equipo está listo para el lanzamiento.

   - Se recomienda monitorear el rendimiento y se tomar medidas según los comentarios de los usuarios del aplicativo.

5. Ejemplo de Focus Groups:

Dando continuidad a los ejemplos, ahora hablaremos sobre los focus groups (grupos de enfoque) y cómo se aplican en nuestro ejemplo ficticio en el desarrollo de una aplicación móvil:

Preparación del Lanzamiento de la Aplicación:

Objetivo: Obtener retroalimentación directa de los futuros usuarios de la aplicación.

Técnica de Focus Group:

Reúne a un grupo representativo de usuarios potenciales (por ejemplo, 8 a 10 personas).

Organiza una sesión de enfoque (puede ser presencial o virtual).

Conducción del Focus Group:

• Presenta la aplicación a los participantes. Muéstrales las características clave y la interfaz.
• Anima a los participantes a expresar sus opiniones, preguntas y preocupaciones.

Facilita una discusión abierta:

• “¿Qué les gusta de la aplicación?”
• “¿Qué mejoras sugieren?”
• “¿Hay algún problema o confusión?”

Beneficios del Focus Group:

• Ideas Frescas: Los usuarios aportan perspectivas únicas y creativas.
• Validación: Puedes validar si las características propuestas son atractivas y útiles.
• Detección de Problemas: Identificas posibles obstáculos o áreas de mejora.

Acciones Posteriores:

• Documenta las opiniones y sugerencias de los participantes.
• Utiliza esta información para ajustar la aplicación antes del lanzamiento oficial.

6. Ejemplo de Muestreo Estadístico

Siguiendo con nuestro escenario de desarrollo de software para una aplicación móvil, aquí tienes un ejemplo de cómo aplicar el muestreo estadístico:

Estimación de la Calidad del Código:

Contexto: Eres el gerente de un equipo de desarrollo de software. Quieres evaluar la calidad del código en tu aplicación antes del lanzamiento.

Objetivo: Estimar la cantidad de errores (bugs) en todo el código sin revisar cada línea individualmente.

Selección de la Muestra:

Elijes una muestra representativa de módulos o funciones de la aplicación. Por ejemplo, seleccionas 10% del código total al azar.

Revisión de la Muestra:

Un grupo de revisores (desarrolladores o testers) examina el código seleccionado.

Cada revisor cuenta la cantidad de errores encontrados en su parte de la muestra.

Cálculos Estadísticos:

Calculas la cantidad promedio de errores por línea de código en la muestra.

Por ejemplo, si encuentras 5 errores en 1000 líneas de código, la tasa de errores sería 5/1000 = 0.005 errores por línea.

Extrapolación a Todo el Código:

Multiplicas la tasa de errores promedio por el total de líneas de código en la aplicación completa.

Si la aplicación tiene 100,000 líneas de código, estimas que hay aproximadamente 500 errores en total.

Margen de Error:

Reconoces que tu estimación tiene cierto margen de error debido a la variabilidad natural.

Puedes calcular un intervalo de confianza para expresar esa incertidumbre.

Resultados:

Podrías Informar de la siguiente manera: “Basado en nuestro muestreo, estimamos que hay aproximadamente 500 errores en todo el código de la aplicación, con un intervalo de confianza del 95% entre 450 y 550 errores”.